內蒙古西部天然氣股份有限公司
公文管理辦法
第一章 總 則
第一條 為了使公司公文處理工作規范化、制度化，結合公司的實(shí)際情況，特制定本規定。
第二條 公司公文是傳達貫徹方針政策、請示和答復問(wèn)題、指導和商洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具，必須認真做好公文處理工作。
第三條 公司各部門(mén)應發(fā)揚實(shí)事求是、認真負責的工作作風(fēng)，克服形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質(zhì)量。
第四條 公文處理必須做到及時(shí)、準確、安全。公文統一由行政事務(wù)部文秘人員收發(fā)、分辦、用印、立卷、歸檔。
第五條 各部門(mén)的公文處理工作，必須實(shí)行嚴格的保密制度，確保公司機密。
第二章 公文種類(lèi)
第六條 公文種類(lèi)主要有：請示、報告、指示、布告、公告、通告、批復、通知、通報、決定、決議、函和會(huì )議紀要。
第三章 公文格式
第七條 公文格式一般包括：發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送(抄報)機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等。
(一)公文的標題應當準確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內容，并標明發(fā)文單位和公文種類(lèi)。除批轉文件外，公文標題一般不加書(shū)名號和其他標點(diǎn)符號。
(二)向上級請示的公文，一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位；如果需要上報另一個(gè)上級單位時(shí)，可以用抄報的形式。
(三)發(fā)文時(shí)間，以領(lǐng)導簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準。
(四)公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個(gè)單位聯(lián)名發(fā)文，只標明主辦單位的公文編號。
(五)公文如有附件，應當在正文之后、單位名稱(chēng)之前，注明附件的名稱(chēng)和件數。
(六) 文字要準確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結構要緊密，用語(yǔ)要規范。人、地、物名、引文及時(shí)間要具體、準確。收、發(fā)文單位應寫(xiě)單位全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)。聯(lián)合發(fā)文，應將主辦單位排列在前。
(七)文字一律從左至右橫寫(xiě)橫排。
第八條 公文紙一般用A4紙，在左側裝訂?！巴ǜ妗钡扔眉埓笮?，根據實(shí)際需要確定。
第九條 內部行文，可按問(wèn)題的種類(lèi)和性質(zhì)，部門(mén)之間不用發(fā)文形式解決一般性問(wèn)題。
第十條 公司各部門(mén)不得越級行文。
第十一條 向上級請示的公文，應一文一事，主送一個(gè)單位，不要同時(shí)抄送下級單位，不要直接送領(lǐng)導者個(gè)人(除領(lǐng)導直接交辦外)；向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。
第十二條 發(fā)文應根據需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。
第十三條 公司發(fā)文，必須由行政事務(wù)部統一編號；公司發(fā)文，上行文用西部天然氣字〔××年〕××號，函用西部天然氣函〔××年〕××號，下行文用西部天然氣發(fā)〔××年〕××號。
第四章 公文處理程序
第十四條 收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。
(一)上級發(fā)來(lái)的文件及注有密級的簡(jiǎn)報、電報、資料、傳真和平級發(fā)來(lái)的文件，均由行政事務(wù)部文秘人員統一簽收、開(kāi)拆、OA辦公系統進(jìn)行文件處理。其中內容重要的急件，及時(shí)通知領(lǐng)導閱批。
(二)承辦人應根據文件規定的傳閱范圍或領(lǐng)導指示，安排OA辦公系統辦理。
(三)凡需辦理的公文，需經(jīng)行政事務(wù)部負責人審核后上傳OA辦公系統，公司領(lǐng)導批示后方可辦理。各部門(mén)收到急件時(shí)，應及時(shí)送達行政事務(wù)部辦理收文。
(四)加強公文檢查催辦工作。辦文人員對有領(lǐng)導批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各部門(mén)對上級發(fā)來(lái)的文件，需要匯報貫徹執行情況的，要及時(shí)檢查反饋。
(五)領(lǐng)導參加重要會(huì )議帶回的重要文件，在匯報和傳達后，應將會(huì )議文件交文秘人員立卷歸檔。
第十五條 發(fā)文處理。一般包括擬稿、核稿、審稿、會(huì )簽、簽發(fā)、用印、發(fā)文、歸檔等程序。
(一) 公文草擬
1.要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關(guān)規定。
2.情況要確實(shí)，觀(guān)點(diǎn)要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點(diǎn)符號要正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。
3.引用的公文要寫(xiě)明發(fā)文機關(guān)、公文編號、標題和發(fā)文時(shí)間。
4.數字的寫(xiě)法。正式文件中，除文件編號、統計表、序號、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)和百分比必須用阿拉伯數字書(shū)寫(xiě)外，其他用漢字書(shū)寫(xiě)。
5.章節序數的寫(xiě)法。一般應按下列順序排列：第一層為：“一”，二層為“(一)”，第三層為“1”， 第四為“(1)”。
6.不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)。年月日、人名、地名、文件名稱(chēng)、事物名稱(chēng)等，一般不要簡(jiǎn)稱(chēng)。
(二)公文審核：公司文稿在送審領(lǐng)導簽發(fā)前，應由行政事務(wù)部核稿。
審核的重點(diǎn)：
1.是否需要行文。
2.是否符合國家的方針、政策、法律、法令；與本單位發(fā)過(guò)的公文是否銜接。
3.提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。
4.處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合規定。
5.文字敘述是否符合文法和邏輯，標點(diǎn)符號是否正確。審核時(shí)如發(fā)現不妥之處，必須進(jìn)行修改，屬于重要的原則性的問(wèn)題，應退回原承辦部門(mén)修改，改動(dòng)過(guò)大的，要重新抄正。
(三)公文簽發(fā)：根據新《黨政機關(guān)公文處理工作條例》的規定，公司涉及“三重一大”事項、對上級政府部門(mén)、股東單位報送的文件由董事長(cháng)簽發(fā)，總經(jīng)理和相關(guān)分管領(lǐng)導會(huì )簽。運營(yíng)管理及事務(wù)性文件由總經(jīng)理簽發(fā)，公司公文簽發(fā)涉及業(yè)務(wù)部門(mén)的必須由業(yè)務(wù)部門(mén)起草，分管部門(mén)領(lǐng)導會(huì )簽。
(四)公司內部行文使用OA辦公系統。
(五)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新審核。
(六)公文校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動(dòng)原文。
(七)公文簽發(fā)后，由文秘人員負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。打印文件要美觀(guān)大方，符合公文格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁(yè)、錯頁(yè)、粘頁(yè)。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日。
(八)公文應及時(shí)送達、郵寄或傳真至收文單位，并作好簽收登記。
第十六條 公文處理詳細規定參見(jiàn)《國家行政機關(guān)公文格式GB/T9704—2012》。
第五章 文件的管理
第十七條 公司建立嚴格的公文管理制度，各部門(mén)要加強對相關(guān)人員的保密紀律教育，做好文件的管理工作。嚴禁將秘密文件帶往公共場(chǎng)所或家中。
第十八條 各部門(mén)工作中形成的文書(shū)，包括文件、會(huì )議記錄、決議、照片、圖表、錄音等有保存價(jià)值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類(lèi)整理，移交行政事務(wù)部歸檔，各部門(mén)、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應該歸檔的文件。
第十九條 沒(méi)有存檔價(jià)值和存查必要的公文，由檔案室鑒別、登記后銷(xiāo)毀。
第二十條 本辦法自印發(fā)之日起施行，原西部天然氣發(fā)（〔2004〕33號）文件同時(shí)廢止，本辦法由行政管理部負責解釋。
內蒙古西部天然氣股份有限公司
2020年12月14日
